Proporción en la coordinación

Hola Luis,

Tengo un caso de una empresa que viene de parte de la Confederación Hidrográfica que nos recoge muestras de agua en los piezómetros que tenemos en todo el suelo de la fábrica.

Entiendo que sí es necesario meterla en Koordinatu porque, aunque no la contratamos nosotros, pues viene de parte de la CH, está por fábrica y hace un trabajo recogido en permiso de trabajo.

La duda que me entra es si le ocurre un incidente, como tal no tenemos contrato con ellos, quien es el responsable legal de esta empresa y si debería de contar como una incidencia, no siendo un contratista al uso.

Me surgen también las mismas dudas con las empresas transportistas que nos traen suministros al almacén de repuestos, empresas de formación que vienen a dar un curso de formación, una copistería que viene a entregarnos pedidos que le hacemos.

¿Con este tipo de empresas deberíamos de hacer coordinación?, ¿hay base legal que obligue a ello?, ¿si hay contrato o no de por medio hay diferencia?

Un saludo. Gracias

Miguel

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Hola Miguel, antes de nada, mil perdones,

Como la pregunta es interesante y cuestiones parecidas nos llegan de vez en cuando desde otras empresas, pensé en contestarte mediante una entrada en el blog... pero llevo una temporada que no consigo reunir 15 minutos tranquilos para escribir una entrada. De hecho, el rato del viaje en metro que antes aprovechaba para escribir en el móvil, ahora lo aprovecho para quitarme 5 o 6 emails de la bandeja de entrada. En fin, que eso, que mil perdones por el retraso.

Una de las claves de la coordinación bien hecha es la proporcionalidad de los medios utilizados para dicha coordinación y los riesgos que las contratas puedan generar. Así lo dice expresamente el artículo 5 del RD 171/2004.

De hecho, yo mismo, cuando he ido a vuestra fábrica a hablar de cualquier cosa estoy trabajando y, por lo tanto, deberíamos (y, de hecho, hacemos) un trabajo de coordinación.

Un mensajero, un contratista que viene a ver dónde va a ser la obra, un formador, un auditor de cuentas o de ISO-9001, también están trabajando, haciendo un trabajo para el centro que visitan y debe realizarse una labor de coordinación antes de que empiecen a trabajar.

Nosotros agrupamos esas labores de coordinación en 4 niveles: obras de construcción, contratas del RD171, conductores de camiones y visitas. Aunque, como bien sabes, deslindar claramente unas categorías de otras no es nada fácil.

Para obras de construcción y para contratas del RD171 tenemos elaboradas sendas guías con recomendaciones para gestionar la coordinación y es en estos niveles donde trabaja el proyecto Koordinatu.

Entendemos que son contratas de "Obras de Construcción" todas aquellas que desarrollan una actividad con carácter temporal, que estén referidas a trabajos intrínsecamente asociados a actividades de edificación e ingeniería civil y se ejecuten con tecnologías propias de este tipo de industrias, con algunos ejemplos que indicamos en el anexo de la guía-procedimiento: excavación, construcción, rehabilitación, reparación, reforma o demolición de un edificio, montaje y desmontaje de elementos prefabricados, acondicionamiento de un vial o una carretera, rehabilitación de edificios antiguos u abandonados, desmantelamiento de un falso techo, de una instalación de aire acondicionado, etc. Por debajo de ese nivel, toda actividad que se haga en planta que abarque hasta los riesgos que pueden asumir los conductores de camiones de transporte, las consideramos contratas del RD171.

Ya sabes que, en su momento, decidimos obviar el debate entre "propia actividad" o no, y clasificamos las exigencias del procedimiento en función de los riesgos que suponían el trabajo concreto de cada contrata, con una evaluación individualizada de cada uno de ellos. Ya comentamos que, con ese sistema, es seguro que estaremos tratando a contratas que no son de propia actividad como si lo fueran, pero obviar un debate jurídico es a lo que lleva.

Para nosotros un conductor de un camión de transporte, que venga a cargar o a descargar en planta, debe recibir instrucciones, a ser posible por escrito y en un idioma que entienda (algo que, en la práctica, tiene su complicación...) para que respete las normas de circulación en el interior de las instalaciones, conozca las principales recomendaciones de seguridad y las instrucciones básicas del plan de emergencia, conduzca el camión hasta el punto de descarga y lo deje en condiciones de ser cargado o descargado (apertura de puertas, tapas, válvulas, etc.) de modo que nuestro personal, nunca el propio conductor, pueda proceder a la operación de carga/descarga.

Tenemos en este procedimiento un punto que no tenemos bien resuelto: usualmente las cisternas que recibimos en nuestras instalaciones no cumplen el Real Decreto 1215/1997. Son un equipo de trabajo y, como tal, deberían proporcionar un uso seguro del mismo independientemente de dónde estén ubicadas. Es un problema importante porque en el mercado no hay apenas cisternas que no tengan este problema.

Este factor es crítico en el momento en el que el conductor tiene que subir al domo de la cisterna, a casi 3 metros de altura, a abrir las tapas que es, como te decía según nuestro criterio, parte de la labor del conductor de "dejar el vehículo listo para la carga/descarga". La falta de medidas adecuadas de seguridad en las propias cisternas la hemos suplido instalando líneas de vida fijas en los puntos de descarga a las que tienen que engancharse los conductores antes de subir.

Esto es un defecto claro en el procedimiento de coordinación porque el uso de un sistema de seguridad de la propia instalación debería implicar instrucciones sobre su uso o, por ejemplo, comprobar que el arnés, que normalmente trae el propio conductor, es suficiente… algo que se está haciendo de manera más o menos formal, pero no con la suficiente trazabilidad… de todos modos, esto se solucionará cuando las cisternas disponibles en el mercado cumplan con la normativa, algo para lo que estamos presionando, pero que tardará aún un tiempo en llegar.

Cuando yo he ido a vuestra fábrica hemos hecho coordinación. Para una visita, un auditor o el director general de nuestro principal cliente, que en caso de acceder a la fábrica lo hará en todo momento acompañado, es suficiente con entregarle información escrita de seguridad en un tríptico, que incluya información suficiente del plan de emergencia, EPIs obligatorios en planta y todo aquello que una visita debe tener en cuenta.

Los ejemplos que pones del almacén de repuestos o del mensajero de la copistería, incluso un mensajero que lleva documentación a la oficina tienen que tratarse en función de los riesgos que supone su trabajo.

Si el conductor del camión que trae repuestos conduce el camión hasta el almacén, abre las puertas y lo deja listo para que vuestra gente descargue, el procedimiento será el de conductor. Si trae su propia transpaleta y él mismo descarga y conduce los materiales al almacén, deberá hacerse coordinación del RD171 y, por lo tanto, deberá estar en Koordinatu.

Si el mensajero que lleva un encargo de la copistería a la oficina aparca fuera del torno y va andando hasta la oficina con una caja en las manos, será más propio tratarlo como una visita.

Un inspector de una OCA/ECA que viene a tomar muestras en nuestra chimenea, para lo que tiene que subir a una plataforma: RD171, completo.

Si el formador se limita a impartir una clase en el aula de formación, será una visita. Si el formador accede a planta e imparte una formación práctica, operando un equipo o algo similar, será una contrata de RD171, con todos sus condicionantes.

En todo caso, con todas estas figuras, incluso conmigo, hay un contrato. Puede ser un contrato oral o escrito, pero es un contrato al fin y al cabo.

Si la Asociación dejara de ingresar mi retención de IRPF en Hacienda, ¿serías subsidiariamente responsables de la cantidad correspondiente al tiempo que yo he estado trabajando en vuestra fábrica?, pues en realidad, no… salvo que se considere que mi trabajo en vuestra instalación es de "propia actividad". Pero, aunque así fuera, si bien esa responsabilidad puede evitarse pidiendo un certificado tal y como se recoge en la Ley 58/2003, General Tributaria, artículo 43.1.f), teniendo en cuenta que he estado 4 horas y que mi sueldo es "proporcionado", la cantidad es irrisoria y no merece la pena ni preocuparos por pedirlo, ni recibirlo, ni archivarlo… ni nada, además de que tampoco nadie os la va a reclamar.

Respecto a la toma de muestras que comentabas, requiere un tratamiento un poco especial: Para empezar, aunque ya sé que no es el caso, si se tratara de inspectores de la propia Confederación Hidrográfica, funcionarios, son Autoridad Pública en el ejercicio de sus funciones y, como tal, la Ley de Prevención no se les aplica. Actúan bajo su propia responsabilidad. En este caso, yo seguiría el sentido común y la aplicaría el procedimiento de visitas, incluyendo la entrega de EPIs… pero ¡ojo!, así como, si una visita normal, incluido un cliente, se niega a usar los EPIs, puedes denegarle la entrada a la planta, si un funcionario no los quiere usar, no se le puede impedir el acceso.

Respecto a un trabajador de una empresa subcontratada por la Confederación Hidrográfica la responsabilidad respecto a su seguridad es, esencialmente, de su propia empresa y de la Confederación que les subcontrata, pero, es evidente, que se trata de una concurrencia de coordinación con vosotros.

Obvia decir que no tenéis responsabilidad alguna respecto a los asuntos "administrativos": Seguridad Social o Hacienda, pero sí que debéis informaros mutuamente de los riesgos. Para ello, aquí una vez más, la palabra "proporción" vuelve a ser clave: ¿consideras que con la información que se proporciona a las visitas, trayendo sus propios EPIs y estando en todo momento acompañados por la gente de medio ambiente de vuestra fábrica a modo de recurso preventivo "ad-hoc", será suficiente?... en todo caso, a este tipo de concurrencia no se puede aplicar Koordinatu, sin crear un puesto nuevo… lo que sería una desproporción. Además de que, teóricamente, estos inspectores pueden presentarse en la instalación sin avisar.

Tenemos plantas asociadas que tienen prácticas de excelencia en materia de visitas. Por ejemplo, fábricas en las que las visitas tienen que ver un vídeo antes de acceder y aprobar un examen tipo test con 10 preguntas sobre el contenido del mismo. Es un aprobado que dura un año, pues transcurridos los 12 meses, hay que volver a ver el vídeo y volver a pasar el examen… te contaré que en la fábrica de Arkema de Alonsotegi/Zaramillo, yo pasé el examen 3 veces… y siempre saqué muy buena nota.

En fin, lo que te decía, en todo este proceso la clave es la lógica y la proporción.

Un saludo y, de nuevo, mil perdones.

Luis

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¡Papeles!, ¡más papeles!, ¡es la guerra!

Después de tantos años tratando de ayudar a los técnicos, a las ingenieras y a los químicos de la industria, creo que tengo ya material suficiente para escribir un magnífico culebrón sobre la relación amor-odio que mantienen día a día con los "papeles".

Por una parte, los papeles dan seguridad. Y los profesionales piensan que nada mejor que un buen formulario para enfrentarse a un trámite administrativo. Los consultores, quizás inconscientemente, se han aprendido el truco, y un buen trabajo de consultoría siempre empieza con un buen formato para que la empresa rellene.

A los técnicos, los ingenieros y químicas de la industria, no les ha quedado más remedio que aprender que, en su ámbito de actuación es fundamental, la "evidencia" y que no basta con hacer algo, es necesario ser capaz de demostrar que lo has hecho.

En teoría, su trabajo no está sometido a unos niveles de responsabilidad mayores que los de cualquier otro profesional. Nosotros mismos, si cometemos un error en un sencillo consejo por email, podríamos ser demandados, denunciados o querellados por ello, sin embargo, el constante escrutinio social al que se somete la industria y, en gran parte derivado de éste, el constante uso político de lo que en ella sucede, provoca que su responsabilidad sea más visible y las posibles acciones para reclamarla sean mucho más habituales.

Para que me entiendan: en teoría mi responsabilidad profesional y la del director de una pequeña industria química es idéntica, en la práctica, la probabilidad de que él o ella se vean en problemas legales, es mucho mayor.

También es cierto, todo hay que decirlo, que el runrún fatalista en este ámbito por parte de los profesionales es exagerado. Yo he oído decir, más de una vez, a excelentes profesionales dedicados a la seguridad laboral, con un trabajo y resultados magníficos, demostrablemente magníficos, afirmar con convicción "yo asumo que, a lo largo de mi carrera profesional,pasaré algún día por la cárcel" y eso, como broma, con escasa gracia, no está mal pero, además resulta que no es cierto en absoluto, pues la probabilidad es ínfima, ya que requiere o bien ser un "piernas", y entonces quizás ese paso por la cárcel no fuera del todo injusto, o una larguísima y muy improbable cadena de errores.

De todas maneras, y volvemos al principio, en todos los ámbitos de actuación de los profesionales de la industria... bueno, y también de la Administacion Pública que trabajan en el ámbito industrial, "tener un papel" da mucha seguridad.

Esta preocupación por los "papeles", aunque, en realidad su contenido, en lugar de en unas nobles fibras de carbono, conformadas y blanqueada con cariño y buen hacer por una industria papelera, se plasmen en unos miserables millones de viles bits en formato PDF, ha llegado al paroxismo, a la exaltación orgiástica, en materia de coordinación de actividades empresariales, en la documentación que la empresa titular o principal tiene que intercambiar con las contratas que acceder a trabajar a sus instalaciones.

Llegó un momento en el que en AVEQ-KIMIKA fuimos conscientes de que era necesario y de que podíamos y debíamos ayudar a empresas principales y contratistas en esta bacanal papelera, en este tren de los hermanos Marx en el que, al grito de "¡más papeles!", se había convertido un proceso que, quizás olvidamos en un momento dado, solamente está enfocado a que el trabajo de personas que conocen menos nuestras instalaciones y que realizan labores que no suelen ser habituales en las mismas, trabajen con total seguridad para sí mismos y para las personas con las que convivan en el centro de trabajo al que acceden.

El grupo de trabajo KIMIKA en seguridad comenzó a moverse en esta cuestión y desarrolló una guía para la elaboración de un procedimiento de gestión de coordinación de documentación de contratas muy sencillo, muy práctico y que pone los papeles al servicio de la prevención y no a la inversa, como lamentablemente estaba sucediendo.

Contando con algunos de los y de las mejores profesionales de la seguridad de la Química Vasca y, créanme, eso es mucho decir, el documento simplifica al máximo el proceso y nuestro papel, el de los abogados de la Asociación, fue asegurarnos que cumplía todas las exigencias legales, tanto los requisito de obligación directa, como es el caso del intercambio de los papeles asociados a la normativa de coordinación de actividades, y que quedaban cubiertas todas las posibles responsabilidades, subsidiarias o solidarias, como, por ejemplo, asegurarse de que los trabajadores de la contrata están efectivamente dados de alta en la Seguridad Social.

Para que nada se nos esacapara, en lugar de ir sumando papeles, fuimos restando. 

Recopilamos un buen montón de listados de documentación que demandaban a sus contratistas empresas "de referencia", asociadas y no-asociadas, químicas, petro-químicas y de otros sectores, los comparamos, completamos y fuimos analizando el porqué de todos y cada uno de ellos.

Como anécdota, en el caso de una empresa asociada, no muy grande pero de un nivel de gestión excelente, cuando les pregunté por qué pedían un papel en concreto (en este caso, copia del recibo del pago de la cuota del servicio de prevención) me respondieron:

- Pues no lo sabemos... En realidad, copiamos hace ya unos cuantos años el listado de documentos que pedían en Iberdrola/Endesa/Telefónica (...o la que fuera) y no nos hemos planteado mucho los motivos.

De ese listado estricto, justificado y preciso, y del robusto procedimiento montado a su alrededor, con el apoyo de IMQ Prevención, se organizó el proyecto que inicialmente llamamos Giltza, que finalmente se ha quedado con "proyecto Koordinatu", que pretende dar un ciclo de mejora adicional al proceso y, una vez sistematizado y simplificado el procedimiento, integrar a todas las empresas asociadas en una única base de datos de documentación, con una revisión y validación de cada documento externalizada y experta, de modo que, con mejoremos los niveles de seguridad en que tenemos todos los "papeles", que son los "papeles" adecuados y que están correctos, facilitemos un poco la vida a los contratistas que, en lugar de tener que mandar 100 veces el mismo papel a 100 empresas químicas de Euskadi (y alguna zona limítrofe), lo "suban" una única vez para todas...y en lugar de ser revisado por 100 técnicos de empresas asociadas, sea revisado una única vez, dividiendo el coste de la revisión entre 100.

Tanto el procedimiento como el informe jurídico en el que se soporta el mismo, incluido el listado de documentos, está a disposición de las empresas asociadas.

En estos meses que lleva el proyecto en marcha, apenas nos han preguntado por qué pedimos tal o cual documento, sin embargo, nos han preguntado bastantes veces lo contrario, por qué no pedimos tal otro.

Obviamente, no existe ninguna norma jurídica que diga que, por ejemplo, el recibo del pago mensual al servicio de prevención no se pueda o no se deba pedir, sin embargo, nuestra lectura es la inversa, no conocemos ninguna norma jurídica que requiera dicha petición y, por muchas vueltas que le hemos dado, no hemos sido capaces de encontrar ámbitos de responsabilidad, solidaria (o subsidiaria, eso es indiferente), que puedan llevar a la empresa principal (o titular) a responder por el hecho de que su contratista no abone los servicio de su SPA.

Pero es que, en este caso, además, ese documento no aporta nada para el proceso de coordinación; ni procede en el intercambio de información de los riesgos, ni en la proporción de instrucciones, ni en la adopción de medidas para garantizar la seguridad y salud del personal tanto propio como de las contratas, que es en definitiva el objeto de la coordinación. Es más, este recibo no certifica que el SPA esté cumpliendo con su labor, que no esté elaborando evaluaciones de riesgos genéricas "mero papel", que esté realizando las visitas anuales, etc. etc...)

- Sí, bueno, pero nosotros lo pedimos como indicio de la seriedad y el compromiso del contratista con la prevención.

- ¡Ah, bueno!, dentro de la libertad del tráfico, el cliente puede pedirle a su proveedor lo que quiera pero, ya puestos, ¿metemos en el procedimiento de coordinación la OSHAS-18.001?...  

- Pues no es mala idea...

- ¿Y por qué no la ISO-9.001?

- No, eso lo pedimos para calificar a los proveedores en fase de compra. No tiene que ver con prevención.

- Pues, convénzase, el recibo del SPA o el registro OSHAS tiene la misma incidencia para la coordinación de actividades que la ISO-9.001... O que un certificado de penales del gerente...

Así que, salvo opinión mejor fundada en Derecho, en nuestra modesta opinión, pueden proceder a dar de baja ese documento del listado de "papeles”.

¡Venga!, sí, ¡ánimo!, ¡libérense de sus miedos!, ¡saquen a relucir su instinto animal!... Dejen libre a la fiera que llevan dentro... y, por esta vez, hagan una locura, ¡sin pensar!.... ¡a lo loco!... y ¡¡borren un papel de su listado!!... por probar, nada más.

Empiecen por el recibo del SPA, o cualquier otro que no esté en el procedimiento de AVEQ-KIMIKA,  renuncien, por esta vez, al "síndrome de Diógenes papelista" que todos sufrimos y que nos da tanta (falsa) seguridad.

¿Lo han hecho ya?... ¿a que se sienten mucho mejor?... Ánimo. Al principio cuesta un poco pero luego... ya verán... luego, engancha.

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Un accidente mortal y una contrata

Desde que yo empecé a trabajar en AVEQ-KIMIKA, en las plantas de las empresas asociadas, hemos sufrido 3 accidentes mortales. Los tres con trabajadores de contratas.

El primero de ellos, me acuerdo como si fuera ayer, fue una caída a distinto nivel. En un proceso de mantenimiento de una torre de absorción a unos 12 metros de altura, en una plataforma con barandilla y suelo de tramex, desmontaban una línea que, había sido previa y convenientemente higienizada, pero que normalmente conducía un gas tóxico.

Los dos trabajadores llevaban arnés pero no estaba enganchado, al fin y al cabo, estaban en una plataforma horizontal, perfectamente practicable y con barandilla.

En el proceso de desmontaje, repentinamente, al soltar una de las bridas, se oyó un agudo silbido de gas e instintivamente ambos trabajadores, con gran experiencia y perfectamente informados, dieron dos bruscos pasos hacia atrás hasta que sus espaldas tropezaron con la barandilla.... pero uno de ellos medía casi 2 metros y la barandilla era demasiado baja para su altura.

Las empresas asociadas a AVEQ-KIMIKA han alcanzado cotas muy elevadas en materia de seguridad con trabajadores propios de sus plantillas. Si bien, esos mismos indicadores en trabajadores externos que prestan servicios en sus instalaciones son también notables, son algo inferiores y, por lo tanto, tienen claramente un margen de mejora.

Una buena gestión de los trabajadores externos debe empezar por asegurarse de que la documentación de cada uno de ellos es la correcta. En realidad, la documentación no es un fin en si mismo, es un medio destinado a asegurarse de que los requisitos básicos de prevención se cumplen: formación mínima, disposición de EPIs, evaluación de riesgos específicos, etc.

Según hemos ido avanzando en la gestión de esa documentación, en AVEQ-KIMIKA nos hemos dado cuenta de que, en cuanto el número de contratas supera unos niveles bastante modestos, si la empresa realiza la gestión del modo correcto y adecuado, los trámites administrativos se multiplican de forma desproporcionada y el tiempo y esfuerzo que hay que dedicar a dicha documentación es muy grande.

Además, es un trabajo especialmente antipático. Andar reclamando a las empresas contratistas papeles que falta, una y otra vez, no es algo agradable. Y es casi peor cuando, envían un PDF de 600 páginas de las cuales apenas 2 ó 3 son pertinentes para el caso.

En todos los casos que hemos tenido de accidentes graves o muy graves, no digamos ya mortales, con implicación de trabajadores de contratas en empresa asociadas, la primera fase de la investigación se centra en la comprobación de todos los requisitos y aspectos documentales. Las implicaciones legales de no tener la documentación bien gestionada de un accidente de este tipo son extremadamente serias.

Como es habitual, la Asociación ha venido trabajando en varios frentes: se ha redactado un manual recomendando un procedimiento, se han convocado cursos de formación para los responsables y, en la fase más avanzada de su gestión, ha llegado a un acuerdo con la firma  IMQ Prevención  para el despliegue de un Proyecto de Valor Añadido destinado implantar un avanzado sistema informático que reduzca la carga administrativa de la coordinación de actividades, tanto de las empresas principales como de los propios contratistas con, entre otras ventajas, una base de datos documental común para las empresas que participen en el mismo.

La decisión de trabajar con IMQ Prevención, se debe a las experiencias positivas previas de algunas empresa asociadas de referencia en materia de seguridad que ya trabajan con éxito dentro de la iniciativa Koordinatu, cuya plataforma es la base en la que este proyecto, al que hemos llamado Giltza, se apoya.

En estos momentos, dos empresa asociadas, de 50 y 41 trabajadores, una situada en Gipuzkoa y la otra en Bizkaia, están ya trabajando en el proyecto.

En fase muy avanzada de decisión, con perspectivas de comenzar en las próximas semanas, se encuentran 2 empresas más en Gran Bilbao, 1 más de Gipuzkoa, 2 situadas en Lantarón y 1 de Vitoria-Gasteiz. La mayor parte de ellas de tamaño mediano, 30-50 trabajadores aunque también hay una empresa de más de 250.

Durante lo que queda de año 2014 vamos a realizar en AVEQ-KIMIKA una campaña de comunicación al respecto, destinada a implicar la mayor cantidad de empresas posible. Es obvio que cuantas más empresas participen, el sistema será más eficiente y barato.

Creemos que el proyecto, no sólo mejorará la seguridad, la real y la jurídica, en la gestión de las contratas sino que la reducción en la carga de trabajo del personal propio hará que la inversión inicial y el gasto de mantenimiento se amorticen en un período de tiempo muy moderado.

Estoy a su disposición para darles todos los detalles, mándenme un email a info@aveq-kimika.es y yo les llamo y se lo cuento.

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[Una aclaración por un email recibido esta mañana: en el accidente que he contado, el hecho de tener la documentación perfecta, como era el caso, no salvó la vida al accidentado. Pero, es mi papel como abogado, decirles que no solamente es necesaria una gestión excelente de la seguridad en las instalaciones (que es lo más importante) además, es imprescindible, ser capaz de demostrarlo... y para eso la documentación es clave].