¿Puede usted demostrar que ha entregado la FDS actualizada a su cliente?

Borja Fernández Almau, nuestro experto en Tutela de Producto, me manda un entrada para el blog sobre la gestión de las FDS y sobre la necesidad de demostrar su entrega (y su contenido) a los clientes... prepárense que, una vez más, vienen curvas:

A principios de este mes de agosto, como debía ser el único que estaba trabajando en todo el edificio, me escaqueé un poco y me puse a navegar por Internet... una entradita en facebook, y a ver que cuenta el Youtube...

¿Han visto este vídeo?:

Yo no sé si ustedes lo habían visto ya, pero a mí se me han quedado los pelos como para colgar llaves, no por el accidente en sí, que tiene tela que le pase a una socorrista, sino porque me imagino que esta pobre chica tiene detrás un abogado, que todo el mundo sabe que no tienen corazón ni bandera, que le calla la boca y dice a la prensa:

-"Mi clienta no tiene nada más que decir, siguió las instrucciones de la etiqueta y el fabricante no nos había entregado ningún tipo de documento que nos dijera que no podíamos mezclar esto con aquello, con lo cual vayan a preguntarle a él..."

La siguiente pregunta sería entonces para el fabricante: ¿Puede usted probar que le ha enviado a esta señorita la Ficha de Datos de Seguridad del producto?

Y sin quererlo ni beberlo, se pone sobre la mesa una cuestión “coleante”, y es que un documento tan importante como la Ficha de Datos de Seguridad trae, desde su primera aparición a principios de los 90, unos problemas legales de carácter probatorio incomprensibles a estas alturas. El Reglamento REACH regula punto por punto el contenido de la FDS, pero no exige por ejemplo, que lleve el sello de la empresa para evitar falsificaciones, ni tampoco regula la certificación de que el documento se ha enviado o recibido, de tal forma que ante un accidente en el que fuera relevante la información de la FDS, un usuario podría escudarse en no haberla recibido nunca, al igual que un fabricante podría alegar que se ha alterado su contenido por el usuario.

¿Cómo solucionar el problema? Pues yo la verdad sigo dándole vueltas, les dejo mis reflexiones a ver si a ustedes se les ocurre algo:

- Establecer un sistema de envío por email no nos sirve ya que no certifica nada, el código fuente de un correo electrónico es fácilmente modificable con un editor de html, y por tanto también lo es el acuse de recibo que nos envíen.

- Un sistema de envío por email con firma electrónica, tanto del mail como del documento, podría servir para certificar el envío, pero sólo funcionará si el acuse de recibo también viene firmado electrónicamente.

- Establecer un sistema de descarga de la FDS de una página web o un ftp podría resultar si en el servidor quedara la huella de la ip que ha descargado el documento, pero resultaría muy problemático relacionar las ip con nuestros clientes, y en caso de que usen ip dinámicas, no veo manera de hacer esta relación.

- Podríamos enviar un CD con la todas las FDS a todos los clientes que tengamos en la base de datos, y pedir acuse de recibo, lo que nos certificaría la existencia de un envío, pero no el contenido de este.

- Podríamos pedir al cliente que nos firme en papel que ha recibido la FDS del producto, quizás con una clausula en el albarán, y luego archivar una copia de ese albarán. Esto podría servir, pero no dejaría otro problema, el REACH exige que en caso de modificación de la FDS la nueva versión se envíe a los clientes a los que hemos suministrado el producto en los doce meses anteriores.

- Podríamos enviar la FDS de forma individualizada a cada cliente mediante burofax con certificación de contenido, lo que nos dejaría totalmente cubiertos ante cualquiera que pretenda achacarnos responsabilidades que no son nuestras, con la desventaja de que provocaría el despido fulminante de más de un técnico, –incluyéndome a mí por sugerirlo–, cuando a alguien se le ocurra multiplicar los 30 € que cuesta un envío por el número de clientes y productos.

En fin.... cuando el diablo está aburrido, mata moscas con el rabo dirán ustedes, pues no, todo esto viene a que los servicios de inspección del Sistema Andaluz de Salud (SAS), han comenzado a pedir a varias empresas asociadas que implanten un sistema de gestión de las Fichas de Datos de Seguridad, de tal manera que permita “la identificación de clientes para cada producto vendido, cuándo se efectuó la venta así como un sistema que acredite el envío de la FDS y la recepción por parte del cliente, y que indique la fecha de esta”. Y todo ello so pena de aplicar los tipos sancionadores de la Ley 8/2010 –no facilitar o no actualizar la FDS–, sancionables con hasta un millón de euros (como lo oyen, que lo he puesto en letra para no marear a nadie).

La legalidad de exigir un sistema de gestión de las FDS es más que dudosa y será algo a discutir, ya que supone una inversión de la carga de la prueba que a nuestro entender no tiene base jurídica suficiente, pero lo que está claro es que en la medida en que no podamos probar el envío y la recepción de la Ficha de Datos de Seguridad, estaremos expuestos a situaciones indeseables que pueden poner en duda la profesionalidad de nuestra empresa, y esto sí que no es para nada aceptable.

Así que a ver si con el relax del veranito a alguien se le ha ocurrido cómo lo solucionamos... yo por lo pronto iría pensando en una clausula en el albarán, hasta que ideemos un método menos “artesanal”.