Consejo para auditorias (o cuando lo perfecto es enemigo de lo bueno…)

Hay un tópico de este blog, un mantra que repito entrada sí entrada no, que es ponderarles la calidad humana y profesional de nuestros técnicos de medio ambiente y seguridad. En todos los aspectos prácticos de sus funciones, todas ellas pautadas por elaborados sistemas de gestión son concienzudos y meticulosos, y no son dados a dejar ningún aspecto a la suerte (tampoco podrían hacerlo...), trabajando siempre con márgenes de seguridad muy grandes

Esa misma meticulosidad tratan de trasladarla al manejo de la legislación y al cumplimiento de los requisitos legales y por ende a la gestión del procedimiento de requisitos legales de los sistemas de gestión, aspecto directamente auditable, todos los años, y en el que, inevitablemente más se discute con los auditores.

La legislación es un aspecto extraño entre tanto técnico y tanto científico. En contraposición con las inmutables leyes de la física, la química y la naturaleza, las normas jurídicas, las leyes humanas son interpretables y es ahí, precisamente ahí, dónde surgen los problemas en las auditorias.

Uno de mis jefes y maestro, miembro de la Junta Rectora de AVEQ-KIMIKA desde antes de mi propia contratación, suele decir mucho una frase que tiene gran sentido en la gestión de los requisitos legales: “Lo perfecto es enemigo de lo bueno”… todos conocemos a algún estudiante, generalmente alguna estudiante, que sufre más por el 5% de lo que disfruta por el 95% conseguido y, cuando hablamos de empresa, invertir gran esfuerzo adicional para llegar al 100% es un error.

En materia de auditoría de requisitos legales yo lo recomiendo encarecidamente: “Déjale a la auditor un par fallos evidentes en la documentación, cosas que ya tengas cumplidas y resueltas, pero que no has relejado en la documentación. Te pondrá un par de desviaciones (o no conformidades) y se irá contento. Si dejas todo perfecto, rebuscará y rebuscará y, al final, interpretando alguna norma de forma diferente a la tuya, apuntará algo con lo que no estarás de acuerdo y comenzará el lío….”

Esto lo suelo decir porque al auditor de sistemas de gestión medio, al auditor normal y corriente, le cuesta muchísimo decir que un sistema está perfecto, que no tiene fallos. Si lo hace, siente que no está haciendo su trabajo y no puede demostrar, como cree que es su deber, que sabe más de legislación que el auditado.

¿Qué tipo de señuelos se pueden dejar?... pues, no dejar evidencia en la documentación de la entrega del informe anual de residuos peligrosos.

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          “Jo, pues yo estoy seguro de haberla entregado en Gobierno Vasco. Se ha debido traspapelar el documento. Te lo mando escaneado pro email si quieres….”

Con este sencillo truco, el auditor se irá satisfecho y no se pondrá a rebuscar en la profundidad de la normativa. Estará preguntándose que a qué me refiero. Qué “cosas” pueden llegar a encontrar… estarán planteándose que soy un cínico porque recomiendo cómo disimular incumplimientos legales… pues no exactamente. Se lo cuento con un ejemplo.

“La auditora de ISO 14001, cuando cotejaba toda la documentación, vio que el plan de prevención de envases (lo hacemos con AVEQ-KIMIKA y CEBEK por sector químico) solamente considera los envases puestos en el estado.

Comentó que deberíamos hacerlo, según normativa, considerando también los envases puestos en Europa. ¿Es eso correcto?

En la declaración anual de envases que presentamos todos los años, si hacemos constar los envases puestos en el estado y dentro y fuera de Europa, pero en cuanto al plan, siempre lo hemos hecho de la misma manera, siguiendo las indicaciones de CEBEK, considerando las cantidades puestas a nivel nacional.

¿Está la auditora en lo correcto?, ¿hasta ahora, hemos procedido bien?”

Todo un clásico.

El caso es que el artículo 15.1.a) del reglamento de envases, Real Decreto 782/1998, obliga a los envasadores a declarar a la Administración “…la cantidad total de envases y de productos envasados puestos en el mercado y, en su caso, importados o adquiridos en otros países de la Unión Europea o exportados o enviados a otros Estados miembros…” así que, incluir los envases enviados a países de la Unión Europea en la declaración anual de envases es completamente correcto.

Ahora bien, en cuanto a los planes empresariales de prevención, el mismo Real Decreto, en su artículo 3.1 dice “Estarán obligados a elaborar un plan empresarial de prevención los envasadores que, a lo largo de un año natural, pongan en el mercado una cantidad de productos envasados y, en su caso, de envases industriales o comerciales, que sea susceptible de generar residuos de envases en cuantía superior a las siguientes cantidades…” dice “puestos en el mercado”, ¿se refiere solamente a mercado interior?.

Definitivamente, sí. En primer lugar porque esa interpretación no supondría contradicción alguna con el artículo 15.1.a) ya que, si se fijan, los requisitos adicionales que llevan a informar de los datos de otros países está separado de la obligación principal (informar del los “puestos en el mercado”) por la expresión “y, en su caso” y, en segundo lugar, porque el artículo 2, dedicado a definiciones incluye una definición aplicable al caso: “13.- Primera puesta en el mercado: La primera vez que el producto envasado es objeto de transmisión en el territorio nacional mediante un acto de enajenación debidamente documentado.”

Así que, mi diagnóstico es correcto:  la empresa lo estaba haciendo correctamente y, efectivamente, la documentación del sistema de gestión estaba demasiado correcta y completa.

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